Associate Director, Medical Information France H/F

Arbeitsbeschreibung

Associate Director, Medical Information

Department: Global Medical Information – France

Reporting Line: Reports to the ACE Region Medical Information Director (Australia–Canada–Europe), with a dotted-line reporting relationship to the Chief Pharmaceutical Officer (CPO)

Position Focus: Medical Information Affiliate Lead

Job Overview

• Delegated Leadership
  • Acts under delegation from the Chief Pharmaceutical Officer (CPO), providing regular updates and reporting issues or anomalies.
  • Oversees all Medical Information (MI) activities at the affiliate, including vendor-managed services and out-of-hours coverage.
• Medical Information Services
  • Responds to unsolicited medical and scientific inquiries via the MIRM system, ensuring responses are accurate, balanced, non-promotional, and compliant with local regulations.
  • Collaborates cross-functionally to address complex requests and ensures vendors have access to up-to-date information and resources.
• Content & Documentation
  • Develops and maintains local MI response documents in line with regulatory requirements.
  • Applies copyright policy when sharing scientific publications.
• Compliance & Quality
  • Identifies and reports adverse events and product complaints per procedural guidelines.
  • Ensures quality and consistency of MI services, including oversight of MI record documentation.
• Reporting & Insights
  • Provides KPIs and activity metrics from MIRM system for the monthly Quality Committee and other stakeholders.
  • Shares trends and customer insights with the CPO and key internal partners.
• Strategic & Cross-Functional Initiatives
  • Participates in global and local MI projects aligned with strategic plans.
  • Supports initiatives such as product launches and early access programs.
• Training & Development
  • Leads or supports training for new staff, cross-functional colleagues, and vendor teams.
  • Mentors and develops junior MI team members.
• Leadership & Continuous Improvement
  • Leads or co-leads local and global MI initiatives.
  • Promotes operational excellence and fosters strong cross-functional relationships.

Responsibilities

• Leadership & Oversight
  • Lead the French Medical Information (MI) service under delegation from the CPO, maintaining regular updates and reporting challenges or anomalies.
  • Oversee outsourced MI activities and the out-of-hours cover system managed by a third-party vendor.
  • Ensure inspection readiness, support internal audits, and implement process improvements.
  • Lead or contribute to local MI procedural document development and updates.
• Medical Information Delivery
  • Respond to unsolicited medical/scientific inquiries on Gilead products via the MIRM system.
  • Research and collaborate cross-functionally to address complex requests.
  • Create and maintain local MI response documents in compliance with regulations and in collaboration with internal stakeholders.
• Compliance & Quality
  • Identify and report adverse events, special situations, and product complaints in accordance with procedures.
  • Manage local QA processes, ensuring consistency and quality in MI responses.
  • Apply the Copyright Policy.
• Metrics & Reporting
  • Provide MI activity metrics and KPIs from MIRM system for the CPO and other stakeholders, including during monthly Quality Committee meetings.
  • Communicate trends, customer insights, and data gaps to affiliate stakeholders.
• Training & Development
  • Serve as MI training liaison for new staff and vendors.
  • Mentor and support development of junior MI team members.
• Strategic & Cross-Functional Initiatives
  • Support strategic initiatives such as product launches and early access programs.
  • Drive and execute global MI initiatives to support HCP decision-making and patient care.
  • Participate in global/regional MI forums, projects, and working groups aligned with strategic plans.
  • Promote MI capabilities and influence stakeholders to enhance operational excellence.
  • Build and maintain cross-functional relationships.
• External Engagement
  • Support MI booths at scientific congresses and respond to scientific questions; international travel may be required.
  • Attend relevant sessions at scientific congresses to enhance therapeutic area knowledge.
  • Engage with external MI organizations to stay current on industry trends.

Knowledge and Skills

• Scientific & Regulatory Expertise
  • Strong knowledge of Gilead’s products and therapeutic areas.
  • Advanced understanding of local, regional, and global regulatory and legal requirements for Medical Information (MI) and Medical Affairs activities.
  • Proficient in analysing clinical and scientific data and conducting literature research using scientific databases.

• Communication & Collaboration
  • Excellent written, verbal, and interpersonal communication skills.
  • Ability to tailor scientific content for diverse audiences, including patients.
  • Skilled in building and maintaining effective cross-functional and cross-geographical relationships.
  • Advocates for MI at affiliate, regional, and global levels.
• Leadership & Mentorship
  • Demonstrates strategic thinking and leadership capabilities.
  • Experience mentoring and developing junior team members.
  • Leads MI and cross-functional training initiatives; ensures MI inclusion in broader medical affairs activities.
  • Capable of leading without direct line management and shows potential for people management roles.
• Operational Excellence
  • Strong project management, organizational, and problem-solving skills.
  • Able to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
  • Identifies opportunities for continuous improvement and drives operational excellence.
  • Reviews metrics to identify data gaps and collaborates on content strategy.
• Professional Attributes
  • Demonstrates Gilead’s core values and Leadership Commitments.
  • High attention to detail and ability to think creatively.
  • Prior experience in MI at affiliate or global level preferred.
  • Previous leadership experience is an advantage.

Education and Experience

• Advanced degree in Pharmacy, Nursing, Medicine, Life Sciences, or equivalent.
• Minimum 8 years of relevant experience, preferably in Medical Information or a healthcare/clinical setting.
• Experience in the pharmaceutical industry or with a Medical Information vendor required.

Job Description (Translated)

Directeur Associé, Information Médicale - France Ce poste est rattaché au Directeur de l’information médicale de la région ACE (Australie, Canada, Europe), avec un lien hiérarchique direct au Pharmacien Responsable. Contenu du poste : • Leadership : Agit sous la délégation du Pharmacien Responsable, fournissant des mises à jour régulières et signalant les problèmes ou anomalies ; supervise toutes les activités d’information médicale (IM) de la filiale, y compris les services gérés par les prestataires externes et la couverture en dehors des heures de bureau. •Services d'information médicale (IM) : Répond aux demandes médicales et scientifiques non sollicitées via le système MIRM, en veillant à ce que les réponses soient exactes, objectives, non promotionnelles et conformes à la réglementation locale ; Collabore de manière transversale pour répondre aux demandes complexes et garantir aux prestataires externes l'accès à des informations et des ressources à jour. • Contenu et documentation : Elabore et tient à jour les documents de réponse aux demandes médicales locales, conformément aux exigences réglementaires ; applique la politique de droits d'auteur lors du partage de publications scientifiques. • Conformité et qualité : Identifie et signale les événements indésirables et les réclamations produits conformément aux directives procédurales ; Assure la qualité et la cohérence des services d’IM, y compris la supervision de la documentation des dossiers d’IM. • Rapports et analyses : Fournit les indicateurs clés de performance et les indicateurs d'activité du système MIRM au comité qualité mensuel et aux autres parties prenantes ; Partage les tendances et les analyses demandeurs avec le directeur des achats et les principaux partenaires internes. • Initiatives stratégiques et transverses : Participe aux projets d’IM globaux et locaux, en cohérence avec les plans stratégiques ; Soutient des initiatives telles que les lancements de produits et les programmes d'accès dérogatoires. • Formation et développement : Dirige ou soutient la formation des nouveaux collaborateurs, des collègues des autres fonctions et des équipes de prestataires externes ; Encadre et forme les membres juniors de l'équipe IM. • Leadership et amélioration continue : Dirige ou codirige les initiatives d’IM locales et globales. Responsabilités : • Leadership et supervision : Diriger le service français d'information médicale (IM) sous délégation du Pharmacien Responsable en assurant des mises à jour régulières et en signalant les difficultés ou anomalies ; Superviser les activités d’IM externalisées et le système de couverture en dehors des heures de travail; Assurer la préparation aux inspections, soutenir les audits internes et mettre en œuvre les améliorations de processus ; Diriger ou contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des documents de procédure IM locaux. • Diffusion d'informations médicales : Répondre aux demandes de renseignements médicaux/scientifiques non sollicitées sur les produits Gilead via le système MIRM ; Effectuer des recherches et collaborer de manière transversale pour répondre aux demandes complexes ; Créer et tenir à jour les documents de réponse aux évènements médicaux locaux, conformément à la réglementation et en collaboration avec les parties prenantes internes. • Conformité et qualité : Identifier et signaler les événements indésirables, les situations particulières et les réclamations concernant les produits, conformément aux procédures ; Gérer les processus d'assurance qualité locaux, en garantissant la cohérence et la qualité des réponses aux événements médicaux ; Appliquer la politique de droits d'auteur. • Indicateurs et reporting : Fournir les indicateurs de performance clés et les indicateurs clés de performance (KPI) de l'activité des incidents médicaux (IM) issus du système MIRM au responsable des produits pharmaceutiques et aux autres parties prenantes, notamment lors des réunions mensuelles du comité qualité ; Communiquer les tendances, les informations clients et les lacunes en matière de données aux parties prenantes de la filiale. • Formation et développement : Servir d'agent de liaison pour la formation IM auprès des nouveaux collaborateurs et prestaires externes; Encadrer et soutenir le développement des membres juniors de l'équipe IM ; Initiatives stratégiques et transversales ; Soutenir les initiatives stratégiques telles que les lancements de produits et les programmes d'accès dérogatoires ; piloter et mettre en œuvre les initiatives IM mondiales pour soutenir la prise de décision des professionnels de la santé et la prise en charge des patients ; Participer aux forums, projets et groupes de travail IM globaux et régionaux, en accord avec les plans stratégiques ; Promouvoir les compétences IM et influencer les parties prenantes afin d'améliorer l'excellence opérationnelle ; Établir et entretenir des relations transversales ; Engagement externe ; Soutenir les stands d’IM lors de congrès scientifiques et répondre aux questions scientifiques ; des déplacements internationaux peuvent être nécessaires ; Participer aux sessions pertinentes lors de congrès scientifiques pour approfondir ses connaissances dans les domaines thérapeutiques ; Collaborer avec des organisations IM externes pour se tenir au courant des tendances du secteur. Connaissances et compétences requises : • Expertise scientifique et réglementaire : Solide connaissance des produits et des domaines thérapeutiques de Gilead ; Compréhension approfondie des exigences réglementaires et juridiques locales, régionales et globales relatives aux activités d'information médicale (IM) et d'affaires médicales ; Maîtrise de l'analyse des données cliniques et scientifiques. • Leadership et mentorat : Capacités démontrées en matière de réflexion stratégique et de leadership ; Expérience du mentorat et du développement des membres juniors de l'équipe ; Dirige les initiatives de formation IM et interfonctionnelles ; assure l'inclusion de l’IM dans les activités plus larges des affaires médicales ; Capacité à diriger sans hiérarchie directe. • Excellence opérationnelle : Solides compétences en gestion de projet, en organisation et en résolution de problèmes ; Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution ; Identifie les opportunités d'amélioration continue et favorise l'excellence opérationnelle ; Examine les indicateurs pour identifier les lacunes en matière de données et collabore à la stratégie de contenu ; Données et recherche documentaire à l'aide de bases de données scientifiques. • Communication et collaboration : Excellentes compétences en communication ; Capacité à adapter le contenu scientifique à divers publics ; Compétences en matière d'établissement et de maintien de relations fonctionnelles et géographiques efficaces ; Défense des intérêts de l’IM aux niveaux de la filiale régional et global. • Qualités professionnelles : Incarner les valeurs fondamentales et l'engagement de leadership de Gilead ; Souci du détail et créativité ; Expérience préalable en information médicale souhaitée ; Une expérience de leadership est un atout. Formation et expérience recherchées : • Diplôme d'études supérieures en pharmacie, soins infirmiers, médecine, sciences de la vie ou équivalent. • Minimum de 8 ans d'expérience pertinente, de préférence en information médicale ou dans un environnement clinique/de soins de santé. • Expérience dans l'industrie pharmaceutique ou chez un prestaire externe l'information médicale requise. • Langue maternelle française et maîtrise de l'anglais essentiel